BOLS Business Class

Zorganizowaliśmy najbardziej prestiżowy event barmański w Europie Środkowo Wschodniej 2016 roku… i to w tydzień!

Realizacja:

Wyzwanie

Bols Business Class to seria wydarzeń organizowanych w różnych częściach świata, podczas których gromadzą się profesjonaliści z branży hotelarsko-gastronomicznej, właściciele barów i menedżerowie, w celu dzielenia się wiedzą oraz wzajemnego inspirowania.

W roku 2016 to właśnie polski dystrybutor koncernu został wybrany na organizatora kolejnej edycji, a nam przypadło zarządzanie całym projektem – od wdrożenia rygorystycznej koncepcji przesłanej z amsterdamskiej centrali aż po realizację live video na 3 kamery. 150 uczestników wydarzenia spędziło w warszawskim Pin-Up Studio cały dzień: słuchając, jedząc, pijąc, rozmawiając i imprezując korzystali ze wszystkiego, co dla nich przygotowaliśmy.

Kto z nich pomyślałby, że na tydzień przed wydarzeniem pierwotnie wybrane miejsce z przyczyn technicznych odwołało termin i zmusiło nas do improwizacji?

Co zrobiliśmy

Obiekt i infrastruktura

  • Wybór miejsca organizacji eventu - Pin Up Studio, Nowogrodzka, Warszawa
  • Budowa sceny, oświetlenia, rzutników etc.
  • Aranżacja wnętrz (stoły, krzesła, bar, pufy)
  • Elementy wystroju (żywe kwiaty, sztuczna trawa kolorowe oświetlenie, sznurki na pranie etc.)
  • Materiały POS

Realizacja audio-wideo

  • Udźwiękowanie sal, w których odbywał się event
  • Realizacja dźwięku (mikrofony, porty słuchawkowe, nagłośnienie prelekcji)
  • Realizacja obrazu (rzutniki, telewizory)
  • Rozmieszczenie telewizorów LCD wyświetlających materiały reklamowe marki Bols Genever

Obsługa cateringowa

  • Ciepłe i zimne przekąski
  • Napoje bezalkoholowe ciepłe i zimne
  • Cocktaile przygotowywane przez profesjonalnych barmanów na żywo
  • Bieżące sprzątanie i uzupełnianie bufetów

Grafika, materiały POS, prezenty

  • Określenie KV wydarzenia spójnego z bazowymi założeniami globalnymi koncernu
  • Projekty materiałów POS: standów, podświetlanych banerów, ścianki foto
  • Projekty materiałów użytkowych: menu, lista gości, zaproszenia imienne
  • Projekty i wykonanie upominków: organizery sygnowane przez markę BOLS, piersiówki z grawerem marki, torby upominkowe, dyplomy etc.

Inspirujące plakaty POS przygotowane specjalnie na wydarzenie

poster1-100x70cm-prev
poster4-100x70cm-prev
poster5-100x70cm-prev
poster6-100x70cm-prev
poster8-100x70cm-prev
poster7-100x70cm-prev

Rozwiązanie

Okres kompleksowych przygotowań do tak ważnego wydarzenia obejmował około 2 miesięcy. W riderze technicznym dostaliśmy nie tylko informacje o tym jaką estymą cieszy się całe wydarzenie, ale również precyzyjne wytyczne odnośnie wielu aspektów realizacji eventu. Od grafik i materiałów POS, przez wymaganie względem muzyki lecącej w tle czy przygotowania bufetów. Najłatwiejszym zadaniem były oczywiście projekty. Naszym zadaniem było opatrzyć każde z motywacyjnych haseł przewodnich wydarzenia konkretną grafiką. Zlecone też zostało wykonanie prezentów, na które wybraliśmy brandowane piersiówki i organizery, jak również torby i certyfikaty uczestnictwa. Ponadto stworzyliśmy też animacje i krótkie prezentacje wideo do wyświetlania na telebimach podczas wydarzenia, jak również wysłaliśmy mailowo i pocztowo dedykowane zaproszenia na event.

Całość prac przed eventem wymagała od nas współpracy z wieloma podwykonawcami. Im bardziej zgłębialiśmy jednak temat, tym jaśniejsze stawało się, że wszystko, czego nie możemy sprawdzić wcześniej (m.in. cateringu, obsługi sceny, realizacji video etc.) musimy wziąć w pełni na siebie, gdyż jakiekolwiek wpadki nie wchodzą w grę. Dzięki temu w chwili, gdy na 6 dni roboczych przed wydarzeniem dostaliśmy wiadomość, że wybrany wcześniej obiekt z powodu problemów technicznych nie jest w stanie zagwarantować nam terminu, nie spowodowało to tylu problemów niż gdybyśmy połowę tych zadań powierzyli pracownikom tegoż obiektu. W ciągu kilku dni musieliśmy więc znaleźć nową przestrzeń do organizacji eventu oraz zaplanować od nowa całą jego infrastrukturę i logistykę. 

Guest Communication

Why do you need a premium shelf?

Event management

Przygotowanie eventu to jedno, ale reagowanie na bieżąco na wszystkie nieprzewidziane sytuacje podczas jego trwania to już zupełnie inny poziom wprawy. Dlatego też podzieliliśmy pracowników na działy odpowiedzialne kolejno za: technikę sceny i realizację audio-foto-wideo (we współpracy z fotografem – Bartoszem Piaseckim), obsługę baru, obsługę cateringową oraz koordynację powyższych i bieżący kontakt z Zamawiającym. Dzięki temu każdy z “trybików” mógł skupić się na jak najlepszym wykonywaniu powierzonych mu zadań. Wyszło jeszcze lepiej niż przewidywaliśmy.

 

Rezultat

Podziękowania płynące do nas od Zleceniodawcy będącego dystrybutorem marki na rynek polski oraz gratulacje od międzynarodowego zespołu prelegentów obecnych na wydarzeniu uświadczyły nas w przekonaniu, że nie ma dla nas zadań niemożliwych i możemy obsługiwać wydarzenia na najwyższym poziomie, przykładając przy tym uwagę do najmniejszych szczegółów. Liczby mówią same za siebie.

+ 0

słuchaczy obecnych podczas BBC 2016 Warsaw (rekordowa frekwencja w całym cyklu wydarzeń)

0

tyle godzin obrobionego materiału wideo z nagranych prelekcji przekazaliśmy amsterdamskiej centrali marki BOLS

+ 0

cocktaili zmiksowanych w ciągu 10 godzin trwania wydarzenia

+ 0

kilogramów przekąsek i dań ciepłych zjedli uczestnicy

Sprawdź, jak możemy pomóc w rozwoju Twojego biznesu!

Napisz do nas